Samodzielne niszczenie przestarzałych umów, rachunków, czy też innego rodzaju dokumentów jest możliwe przy użyciu dedykowanego sprzętu. Niszczarki, bo o nich mowa, muszą jednak zostać dopasowane na podstawie ważnych kryteriów – zarówno tych związanych ze sposobem ich użycia, jak i obowiązującymi przepisami. Wszystko to każe zadać pytanie, jaka niszczarka dla firmy okaże się najlepsza?
Duże przedsiębiorstwa przeważnie stawiają na najdroższe systemy specjalistyczne, naszpikowane nowymi technologiami lub po prostu zlecają niszczenie dokumentów zewnętrznym podmiotom. Na co natomiast powinny decydować się mniejsze firmy? Poniżej znajdziesz wskazówki, dzięki którym rozwiążesz ten dylemat!
Rodzaje niszczarek – do papieru, płyt czy kart kredytowych?
Na początek warto skupić się na analizie wszystkich typów urządzeń trafiających na rynek. Jak się bowiem okazuje, jest ich całkiem sporo. Nie ma tu mowy o tylko jednym podziale niszczarek, a o kilku. Pierwszy z nich, ten najważniejszy, dotyczy rodzaju niszczonych elementów. W tym przypadku należy wymienić następujące produkty.
- Niszczarki do papieru – dla firm jest to opcja obowiązkowa. To właśnie różnego rodzaju dokumenty są przecież utylizowane najczęściej. Mowa tu także o pismach zawierających dane osobowe, które powinny być niszczone zgodnie z RODO. Trzeba też zaznaczyć, że na rynku znaleźć można niszczarki do papieru tnące w paski bądź tworzące z dokumentów ścinki.
- Niszczarki do płyt CD/DVD – w tym przypadku zazwyczaj mamy do czynienia z urządzeniami wielofunkcyjnymi, a więc takimi, które niszczą zarówno papier, jak i inne, twardsze elementy, czyli płyty CD/DVD. Jeśli Twoja firmy przechowuje także takie nośniki, warto pokusić się o zakup dedykowanego sprzętu.
- Niszczarki do kart kredytowych, pedrive’ów – to również modele wielofunkcyjne, które świetnie radzą sobie z bardzo twardymi przedmiotami. Wyróżniają się specjalnie dostosowaną budową i mocnym systemem tnącym.
Taka oferta sprawia, że jesteś w stanie precyzyjnie dobrać niszczarkę dla swojej firmy. Co jednak istotne, podziałów omawianych urządzeń jest więcej. Producenci dostarczają do sklepów między innymi dedykowane niszczarki biurowe, biznesowe, a także wolnostojące i przybiurkowe. Niektóre firmy sprzedają również sprzęt do niszczenia dokumentów poufnych. Dobrze będzie więc mieć na uwadze to, że oferta rynkowa nie składa się wyłącznie z produktów uniwersalnych.
Najważniejsze parametry techniczne niszczarek dla firm
Skoro różne podziały urządzeń do niszczenia dokumentów (i nie tylko) mamy już za sobą, warto skupić się na ich konkretnych możliwościach. Zwłaszcza że pod tym względem sprzedawane na rynku modele różnią się naprawdę znacząco. Przed zakupem na pewno dobrze będzie więc sprawdzić:
- klasę niszczenia dokumentów, która wskazuje na szerokość i powierzchnię tworzonych ścinek (do zwykłych papierów wystarczą modele P-1, natomiast do tych poufnych lepiej nadają się P-3, P-4, a nawet o wyższej klasie),
- wydajność, decydująca o tym, ile kartek za jednym razem jest w stanie „przerobić” niszczarka,
- pojemność pojemnika na odpady – ważny parametr wówczas, gdy chcesz niszczyć dokumenty w dużych ilościach,
- poziom hałasu, który w niewielkim biurze może mieć znaczenie,
- dodatkowe funkcje i elementy wyposażenia – wymienić trzeba tu chociażby automatyczny podajnik dokumentów, czujnik zapełnienia pojemnika, a także wszelkie zabezpieczenia, które chronią przed uszkodzeniem sprzętu oraz skaleczeniem.
Analiza rodzajów niszczarek dla firm, jak również sposobu ich wykonania i kluczowych parametrów technicznych pozwala podjąć słuszną decyzję zakupową. Jeśli jednak chcesz mieć pewność, że interesujący Cię produkt rzeczywiście zasługuje na wybór, rzuć okiem także na opinie innych klientów. Bardzo często dzielą się oni swoimi ocenami oraz doświadczeniami z obsługi konkretnego modelu.
Możesz również zaufać specjalistom, a więc producentom, dostawcom bądź pracownikom firm wyspecjalizowanych w utylizacji dokumentów. Mogą Ci oni podpowiedzieć, jakie niszczarki dla małej firmy wybrać.
źródło: ESSI niszczenie dokumentów
