Zarządzanie korespondencją masową to wymagające zadanie. Jedną z najważniejszych kwestii, o które należy zadbać podczas jego realizacji, jest zabezpieczenie danych osobowych klientów. Jak tego dokonać?
Zarządzanie korespondencją masową – outsourcing sposobem na ochronę danych
Wraz z upowszechnieniem się internetu i usług online firmy oraz urzędy stanęły przed trudnym wyzwaniem zabezpieczenia przekazywanych im danych wrażliwych. Dotyczy ono praktycznie każdego obszaru ich funkcjonowania, w tym zwłaszcza zarządzania korespondencją masową. Procesu nie da się bowiem realizować bez dostępu do informacji o klientach.
Żeby sprostać wyzwaniu ochrony danych przed wyciekiem lub kradzieżą, wielu przedsiębiorców decyduje się powierzyć zarządzanie korespondencją masową zewnętrznej firmie. Wówczas odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa spoczywa na usługodawcy.
Outsourcing korespondencji masowej jest źródłem także innych korzyści. Odciąża zasoby wewnętrzne firmy, dzięki czemu Twoi pracownicy mogą zająć się kwestiami związanymi z rozwojem przedsiębiorstwa. Pozwala również ograniczyć koszty prowadzenia działalności. Co więcej, dzięki niemu otrzymujesz dostęp do wykwalifikowanych specjalistów, którzy znają się na swojej pracy.
Jak zadbać o bezpieczeństwo wrażliwych danych? Ważny wybór usługodawcy
W ramach zarządzania korespondencją masową firma outsourcingowa przetwarza szeroki zakres informacji dotyczących klientów zleceniodawcy. Wykorzystywane przez podmiot dane osobowe stanowią atrakcyjny kąsek dla przestępców. Na szczęście, kradzieżom tożsamości czy też wyłudzeniom wrażliwych informacji można zapobiec. W jaki sposób?
Podstawową kwestią jest wybór rzetelnej firmy świadczącej usługi zarządzania korespondencją masową. Ochrona danych osobowych powinna być dla niej priorytetem, czego przejawem będzie m.in. dbałość o przekazane informacje na każdym etapie prac.
Szczególnie podatnym na ataki hakerskie momentem jest transfer danych poprzez systemy informatyczne. Dlatego usługodawca powinien dysponować stosownymi zabezpieczeniami, które uchronią wrażliwe informacje przed wyciekiem lub kradzieżą.
W większości przypadków to firma sprzedająca oprogramowanie jest za to odpowiedzialna. Warto więc przed podpisaniem umowy zapytać usługodawcy, z jakiego oprogramowania korzysta, a następnie poznać mocne i słabe strony systemu. W tym celu wystarczy przeczytać opinie w internecie lub poprosić o rekomendacje jego użytkowników.
Bezpieczeństwo w zarządzanie korespondencją masową – co jeszcze może zrobić usługodawca?
Podczas zarządzania korespondencją masową dane przetwarzane są nie tylko na poziomie informatycznym, ale i fizycznym. Dlatego personel firmy musi być odpowiednio przeszkolony. Co więcej, żeby zwiększyć bezpieczeństwo procesów obsługi korespondencji, podmiot może korzystać z wyspecjalizowanych urządzeń, takich jak adresarki, drukarki i kopertownice.
Nie dość, że usprawniają one zarządzanie korespondencją masową, to jeszcze są wyposażone w systemy, które chronią dane wrażliwe. Dzięki temu skanowanie i wysyłanie dokumentów jest bezpieczniejsze.
Żeby zadbać o bezpieczeństwo informacji, firma zarządzająca korespondencją masową powinna również mieć wypracowaną całościową strategię ochrony danych. W jej ramach należy ustanowić określone procedury postępowania z dokumentami, co uchroni przed wyciekami lub kradzieżą informacji. Strategia powinna uwzględniać nie tylko metody działania personelu, ale również wykorzystywane systemy informatyczne, oprogramowanie i sprzęty.
Bez właściwej ochrony danych osobowych nie da się zarządzać korespondencją masową w bezpieczny sposób. Decydując się na outsourcing procesu, cedujesz odpowiedzialność na zewnętrzny podmiot. To praktyczne rozwiązanie, które może być źródłem wielu korzyści. Warunek jest jeden: wybór rzetelnego partnera. Tylko firma dysponująca know-how i nowoczesnymi narzędziami będzie w stanie zagwarantować wykorzystywanym danym bezpieczeństwo.
źródło: Toplogistic.pl – Obsługa korespondencji masowej
